Dépouillement systématique

Un article de GeneaWiki.


Les dépouillements (ou relevés) systématiques sont de plus en plus fréquents, grâce aux CD-ROM des registres paroissiaux numérisés (on peut donc les effectuer chez soi), ou grâce aux ordinateurs portables, qui permettent d'enregistrer les relevés directement dans le lieu où se trouvent ces archives. Cependant, les relevés effectués sur papier restent fréquents. En matière d'informatique, il existe très peu de logiciels spécifiques. Il est donc essentiel d'utiliser le programme où l'on se sent le plus à l'aise.

Sommaire

Relevés papier

Naissance d'une norme (extrait d'un article du Blog Généalogie, 2 août 2005)

La commission multimédia de la Fédération Française de Généalogie, sous la houlette de Gilles Mesnil, a travaillé sur la mise au point d'un outil fondamental au généalogiste début 2005 : les fiches destinées aux relevés systématiques des actes. Il ressort des documents mis aux points ce que l'on pouvait s'attendre à voir figurer :

  • ne jamais rectifier, modifier, compléter un acte,
  • respecter scrupuleusement les orthographes utilisées, celles des noms, des prénoms, des surnoms, des lieux, les accents, les professions, etc.
  • Seuls quelques signes supplémentaires comme le point d'interrogation, le dito, la mention "illisible", etc, sont tolérés.
  • ne pas utiliser d'abréviations, de tirets intempestifs, etc.

Des règles très précises, très complètes, sont donc établies, et les fiches proposées sont fournies dans ce document, elles sont d'ailleurs elles aussi "décortiquées" case par case pour qu'aucun dépouilleur n'ait de difficulté à les utiliser. Du coup, si l'on peut se féliciter de l'exhaustivité de ces fiches, il faudra néanmoins un certain temps pour s'y adapter vu leur complexité.

Réponse de GM : Ces fiches permettent de saisir toutes les informations qui peuvent apparaître dans un acte. Un acte de mariage du 20e siècle peut comporter plus de 500 informations différentes (voir l'Instruction de l'état civil). Du fait de la richesse de ces informations, les fiches peuvent, à priori, paraître complexe. L'organisation des fiches est très logique et elle permet une prise en main très rapide avec un peu de pratique.

La plupart de ceux qui ont déjà effectué des relevés systématiques s'apercevront ainsi, certainement qu'ils n'ont pas tout à fait respecté les recommandantions de la commission, et en ce point ces dernières pourront être très utiles à l'avenir à tous ceux qui souhaitent entreprendre un relevé systématique.

On regrettera cependant qu'un tel document, qui a dû demander de nombreuses heures de travail, élude purement et simplement certains aspects fondamentaux de nombre de relevés : pas la moindre mention d'une attitude à adopter face à un acte en latin (et pourtant ils sont nombreux !), en gothique, en patois, à des actes aujourd'hui présents dans les archives françaises mais ayant été établis à leur époque lorsque le pays n'était pas Français (Franche-Comté, Alsace, Royaume de Sardaigne, etc). Même s'il est évident que chaque curé faisait plus ou moins ce qu'il voulait, et que la commission ne pouvait pas établir un modèle pour chaque commune de France, un aperçu d'une façon d'agir face à ces actes, très fréquents dans de multiples paroisses, n'aurait pas été un grand luxe.

Réponse de GM : La notice donne des règles générales applicables pour la majorité des relevés. Elle ne peut prendre en compte toutes les particularités locales. Chacun trouvera une solution pour les cas particuliers. Et cette solution viendra compléter la notice qui sera diffusée aux acteurs de ce relevé.

Les fiches sont au format A5. Des maquettes sont insérées à la fin de la notice, 2 exemplaires par page que vous pourrez couper après duplication. L'auteur n'évoque pas une seule seconde ceux, de plus en plus nombreux, qui relèvent des actes avec leur odinateur portable, ou carrément chez eux, via le web (archives des Côtes d'Armor, des Yvelines, de Savoie, d'autres encore et plus à venir), ou via des CD-ROM reprenant les registres numérisés par les dépôts d'archives ou les associations de bénévoles (Aveyron, Territoire de Belfort, Alpes-Maritimes, ...). Ces releveurs travailleront rarement sur un document papier dans un premier temps pour ensuite refaire tout un travail de saisie informatique, comme cela est préconisé ! Ils passent directement par leur tableur, Works ou Excel, au pire par un traitement de texte : pour eux, aucun modèle !
Enfin, dans le même ordre d'idées, et en admettant que les dépouillements aient été effectués sur papier, rien n'est indiqué quant à la transcription des fiches sur informatique. Leur complexité est telle qu'un modèle de tableur aurait été le bienvenu, de même qu'un modèle de page web de présentation de tels relevés, la diffusion sur le web (gratuite ou payante) étant devenue de plus en plus courante. Et même, pourquoi pas, un modèle de structure PHP, ASP, HTML, etc, destiné à tous les développeurs informatiques, qui travaillent chacun à leur façon et perdent du temps à mettre au point la base de données la plus efficace possible.

Réponse de GM : Tout d'abord, la problématique de saisie informatique n'est pas le sujet de cette notice. Il doit être traité à part. A mon avis, il n'existe pas de problématique informatique. Un logiciel de saisie informatique doit s'adapter aux fiches et au relevé systématique et non l'inverse. Le problème est chez le concepteur du logiciel. Ensuite, un travail de qualité passe par une phase préalable de relevé sur papier, sur fiche formatée ou sur un cahier. Mais le grand avantage d'une fiche, c'est qu'il permet une saisie beaucoup plus rapide du fait que les mêmes informations sont toujours placées dans la même case de la fiche. Ainsi, le saisisseur, en lisant, identifie automatiquement la nature de l'information, et facilement, il reporte cette information dans la bonne rubrique du logiciel de saisie. De plus les trois fiches sont organisées de la même façon et le passage d'une fiche de naissance vers une fiche de mariage ou de décès ne pose aucun problème d'adaptabilité.

La notice d'utilisation de ces fiches, avec leurs modèles, est téléchargeable à l'adresse suivante : http://www.genefede.org/menu.php?mbre=&partie=4&page=83

Il s'agit d'un document de 38 pages au format PDF, très complet et qui entre dans le moindre détail, si l'on omet les restrictions que je me suis permis d'apporter.
Tout le monde est donc invité à se le procurer et à l'utiliser, mais il n'a bien évidemment aucun caractère obligatoire, chacun étant libre de faire ce qu'il entend.
Néanmoins, ces modèles pourraient vite s'avérer indispensables, du moins dans leur utilisation papier. A vous de juger !

Logiciels

Logiciels spécifiques, conçus pour effectuer des relevés

  • Nimegue, gratuit - de plus en plus utilisé
  • ExpoActes, gratuit - Permet de créer un site web dynamique sous PHP/MySQL pour publier les dépouillements réalisés sous Nimegue ou avec un tableur.
  • Transcript : version 2.1.1 build 28 - 14/10/2005 - 1,17 Mo - Win98/Me/NT/2000/XP.

Transcript facilite la transcription d'actes numérisés. L'écran est divisé en deux parties. La première affiche l'image numérisée et la seconde propose un éditeur de texte RTF qui permet de saisir la transcription. Attention, le programme n'est pas un logiciel d'OCR (il ne convertit pas le texte), vous devrez réaliser la transcription vous-même. De nombreuses fonctions aident à la reconnaissance d'actes anciens voire en mauvais état (zooms, réglage de la luminosité, rotations, négatif/positif, etc.) Télécharger également le fichier permettant d'obtenir l'interface et l'aide en français. Il faudra placer le contenu de ce fichier dans le répertoire d'installation de Transcript, lancer le logiciel et sélectionner la langue dans le menu "Tools", "Options" puis "Language". Transcript est gratuit uniquement pour un usage privé et non commercial.

  • BMS98 - Arthèmes. Payant 50 euros. Boutique de Geneanet / utilitaires (Windows 95 ou 98)
  • ISIS - créé par l'UNESCO. utilisé par la bibliothèque généalogique
  • GAOActes www.cc-parthenay.fr/gao : Saisie d'actes, création de tables filiatives. Payant : 46€
  • Geneactes : publication gratuite et en ligne des dépouillements systématiques. Et fichier XLS modèle. http://www.geneactes.org/ [dans ce fichier, réputé complet, j'ai eu besoin d'ajouter des colonnes pour saisir des informations relatives aux témoins. J'ai donc développé des scripts Perl pour mettre mes résultats (au format CSV) conformes au modèle initial, par une utilisation intensive de la rubrique commentaires. Christian Gennerat ]
  • Logiciel de généalogie classique : un fichier par paroisse dépouillée. Création d'une fiche par acte (liée ou non à d'autres existantes) ou ajout dans une fiche existante. Inconvénient : contient des champs inadaptés qui ralentira la saisie ce qui représente un temps non negligeable. L'autre inconvénient est que si l'on relie les fiches entre elles on risque de faire des interprétations fausses.

Logiciels généraux de traitement de fichiers

Permet de définir soi-même exactement et avec très peu de contraintes les informations que l'on veut relever, leur forme, ainsi que les éditions que l'on veut en tirer. Contrepartie : oblige à un certain travail de conception, et à maîtriser raisonnablement l'outil informatique.

  • Tableur type OpenOffice (gratuit), Excel, Works ou équivalent (mettre en première ligne le titre des colonnes). Même avec un logiciel simple comme Notepad et des tabulations comme séparateurs, vous pourrez en faire du Excel, du Access, l'importer dans les logiciels de généalogie.
  • Access ou équivalent. Avantages : gestion des dates avant 1901, parametrage des colonnes pour obliger par exemple la saisie de la date de l'acte ou de définir une valeur par défaut (code Insee), ajout possible de champs commentaires, possibilité de gérer des gros fichiers. Défauts : compliqué, tortueux, difficile à mettre en oeuvre.
  • FileMaker : base de donnée pour la saisie des actes N.M.B. NOM, Prénom, sexe, age, profess. date évènement, père, mère, leurs profes. et âge, lieu évènement, commentaires. source. Exportation sous divers formats. Edition de tables : patronymique, par fraterie, ou d'extraits nominatifs. 10.000 actes saisis. gratuit.
  • Word : à déconseiller formellement pour saisir les actes: en effet un traitement de texte n'est pas structuré en enregistrements compatibles avec une base de données, et il est ensuite impossible de l'utiliser pour des traitements de type base de données (recherches, regroupements, tris, etc...)
  • Works : convient pour la saisie. Il permet l'édition d'états corrects, mais indépendants, et la question des lignes trop longues est mal résolu (voir + loin). Son gros avantage est qu'il est très bon marché, et souvent offert gratuitement à l'achat d'une nouvelle machine.


La prise de photos numériques 

Voir la page dédiée a la Photo Numérique.

Format des relevés

Proposition pour les éditions des relevés systématiques
( article paru dans "Flash Fédération" périodique de la Fédération Française de Généalogie, N° 64 - octobre-novembre 2000 - par Geneviève GONTIER)

Depuis 30 ans et plus, des généalogistes éclairés et soucieux à la fois de la sauvegarde du patrimoine et de l'entraide mutuelle copient et informatisent des actes. Depuis 30 ans et plus, la plupart d'entre eux déposent ces copies en divers lieux : Archives Départementales et Municipales, Associations, Fédération, Bibliothèques généalogiques, voire Salt Lake City. Ces documents sont toujours les bienvenus, mais ce serait plus facile pour tout le monde si leur forme matérielle était homogène et si la page de garde comportait à peu près les mêmes indications.

  • La forme matérielle :

Les relevés, qu'ils soient disposés en page, ou en image (format italien), devraient toujours être imprimés ou manuscrits sur format 21 x 29.7, afin d'en permettre un classement plus aisé.

Il vaut mieux, sauf pour les communes minuscules, séparer les différentes sortes de relevés, soit  : 

   * Baptêmes avant 1792
   * Sépultures avant 1792
   * Mariages avant 1792
   * Naissances postérieures à 1792
   * Décès postérieurs à 1792
   * Mariages postérieurs à 1792

Notons en passant que l'appellation précise est bien Baptêmes et Naissances, Sépultures et Décès, soit BMS et non NMD. Parfois BMS fait référence aux registres rédigés sous l'ancien régime (avant la révolution française) et les NMD ceux rédigés postérieurement à la révolution.

  • La page de garde : 
   * NOM DE LA COMMUNE et Code INSEE (facultativement le code postal)
   * S'il y a lieu le nom révolutionnaire
   * Le nom du chef-lieu de canton
   * Le nom du chef-lieu d'arrondissement.
   * S'il s'agit d'une commune qui n'existe plus, ou d'un hameau, le nom de la commune actuelle de rattachement
   * La paroisse au moins pour les communes qui en comportent plusieurs
   * Les dates extrêmes – lacunes s'il y en a
   * Le mode d'édition : Alpha - Chrono - les deux
   * Le contenu du relevé : Tables, tables filiatives, saisie des témoins, des parrains et marraines
   * La source :
   * Support : registres, microfilms, micro-fiches
   * L'auteur ou les auteurs – le cercle propriétaire s' il y a lieu
   * L'année de fin de travail
   * Si possible, il serait bien d'ajouter, après la page de garde, un extrait agrandi de la carte de Cassini qui permettrait de repérer les hameaux et / ou la liste de ces hameaux.
Une photocopie de la page correspondante de "Paroisses et communes de France".
   * Si ces relevés sont informatisés, il n'est pas difficile de produire - et c'est fait dans la plupart des cas - une table alphabétique et une table chronologique
  • Exemple : 
   *ARRAS (Sainte-Croix)
   *62041
   *Chef-lieu d'Arrondissement
   *MARIAGES
   *1737-1792
   *Actes complets en ordre chronologique
   *Tables alphabétiques H et F
   *Dépouillement sur registre aux AD	
   *Relevés : AGP
   *Saisie : G.GONTIER
   *1998
  • Les communes dépouillées :

La Fédération se charge d'envoyer sur Minitel ainsi que sur Internet la liste des communes relevées par les associations. Nous avons déjà cette liste, pour un grand nombre d'associations, mais elle nous est souvent arrivée sous des formats hétérogènes. Comme il s'agit, la plupart du temps, de listes informatisées, nous pensons ne pas être trop exigeants en vous demandant de bien vouloir, à l'avenir, homogénéiser ce document sous la forme suivante, en utilisant une colonne pour chaque rubrique : 

   * SIGLE DE L'ASSOCIATION
   * N° INSEE DE LA COMMUNE (OU DE LA COMMUNE DE RATTACHEMENT)
   * NOM DE LA COMMUNE
   * Le cas échéant nom de l'ancienne commune, de la commune rattachée, du hameau ou de l'écart, de la paroisse.
   * Date de début
   * Date de fin
   * Nombre d'actes
   * Ces trois rubriques pour Baptêmes (Naissances), Mariages et Sépultures (Décès)
   * Présence de Microfilms à l'association
   * Observations : lacunes, par exemple
  • Exemple (nous vous les donnons par ligne, mais bien entendu, il s'agit de colonnes) : 
   * Association : AGP
   * N° INSEE : Commune : 62041
   * Commune : ARRAS
   * Hameau ou paroisse : SAINTE-CROIX
   * B  début : -
   * B  fin :  -
   * B  nombre :  -
   * M  début :  1737
   * M  fin :  1792
   * M  nombre :  1620
   * S  début :  -
   * S  fin :  -
   * S  nombre :  -
   * MF :  oui
   * Observations : il n'y a pas d'archives avant 1737

Merci à l'avance de bien vouloir vous inspirer de ces recommandations !

Lire aussi à ce sujet les « Réflexions sur les dépouillements » par J-M delli PAOLI, parues dans "Provence Généalogie" et reprises dans "Généalogie et Histoire" (Revue du CEGRA, n° 103).

Relevés à la voix

Ils sont rarissimes, mais tout à fait possibles !

Gérard Kitten nous fait part de son expérience :

Il est possible de faire le relevé systématique des actes d'état-civil en utilisant un logiciel de saisie vocale (LSV) :

  • On connecte un microphone au micro-ordinateur.
  • On active le logiciel.
  • On lit les actes devant le microphone.
  • Le logiciel capte et interprète la voix puis range le texte résultat dans un fichier.

Durant l'été 2004, relevé systématique à la voix des tables décennales d'une commune du 82 pour la période 1792-1904.

  • Photographie des pages des TD avec un appareil numérique.
  • Transfert sur ordinateur.

Pour faire la saisie vocale, création pour chaque décennie et avec un tableur, d'un tableau avec NOM, PRENOM, DATE pour les naissances et les décès, ou un tableau de cinq colonnes NOM EPOUX, PRENOM EPOUX, NOM EPOUSE, PRENOM EPOUSE, DATE pour les mariages.

  • Microphone puis lancvement du LSV.
  • Affichage simultanément sur l'écran du micro-ordinateur, la photo de la TD à saisir et le tableau à remplir.
  • Lecture, une à une, des lignes de la TD pour renseigner les cases du tableau l'une après l'autre.
  • En premier, saisie des TD des mariages pour rencontrer un maximum de noms propres à apprendre au LSV, et ensuite plus facile pour les TD des naissances et des décès.

Homophonie ? Pendant cette saisie des TD, difficultés avec les patronymes d'orthographe différente mais homophones. Pour diminuer le problème, utilisation de la prononciation occitane des patronymes qui en prononçant toutes les lettres augmente la différenciation.

Ainsi, « BAR » peut être distingué aisément de «BARRES », par exemple. Cependant, cette prononciation occitane créait parfois d'autres difficultés :par exemple, en énonçant « METADIÉ », j'obtenais parfois «METADIE» et « MONESTES » donnait « MONEST .S »
En disant « 7 février 1884 », le LSV traduisait par « cette février 1884 » ou, encore, « 2 juillet 1821 » donnait « de juillet 1821 ».
A force de préciser à chaque fois au LSV que c'était la première forme qui était la bonne, l'erreur a disparue.
De la même façon, le LSV traduisait « Jean » par « gens », « SAGES » en « sagesse » ou « sage ».

Résolution de cette confusion : en supprimant un maximum de noms communs du dictionnaire du LSV puisque ces noms communs sont, dans notre cas, inutiles pour la plupart.

On sait, enfin, que l'orthographe des patronymes ne s'est fixée que peu à peu et tardivement. On rencontre indifféremment « AUZERIC » et « HAUZERIC » ou « MOLINE », « MOULINE ». En m'imposant l'emploi d'une prononciation unique et donc d'une écriture unique, il a été possible d'éviter la confusion sans peine.

Le LSV employé est un logiciel d'usage général. Mes photographies « à main levée » ont conduit à quelques difficultés de lecture.

Bilan : la saisie des TD des mariages a été un peu laborieuse à cause de l'apprentissage des patronymes rencontrés. Par la suite, la saisie des TD des naissances et décès a pu se faire à une vitesse parfois surprenante. 250 décès saisis par heure, sans fatigue ! Le relevé des TD des NMD pour la période 1792-1904, soit près de 5500 lignes a demandé une trentaine d'heures que j'ai réparti sur trois semaines.

Gérard KITTEN


Le Soundex (code phonétique d'un patronyme)

Fourni avec PAF, le logiciel gratuit des Mormons, un outil nommé Soundex permet de calculer le code phonétique d'un patronyme.

Il s'agit de trouver un indice permettant de regrouper, dans de très grandes bases de données, des noms d'orthographe et prononciation voisines. Cela a été mis au point aux USA pour gérer les recherches dans les bases de données des recensements. Le principe est de garder la première lettre. Pour les lettres suivantes on supprime toutes les voyelles, on supprime les consonnes doublées. Sur ce qui reste on calcule un numéro à 3 chiffres.

Le terme Soundex s'applique à un système permettant de conserver, dans un même endroit, des noms de sonorité voisine débutant par la même lettre, malgré les différences ou les erreurs d'écriture.

Le code Soundex d'un patronyme se compose de son initiale et d'un ensemble numérique basé sur les consonnes utilisées dans ce même patronyme. Toutes les voyelles ainsi que les consonnes y (sic), w et h sont ignorées. Des zéros sont ajoutés en fin de code pour compenser un nombre de trois chiffres si le patronyme ne contient pas trois lettres pouvant être codifiées. S'il contient plus de trois consonnes, seules les trois premières sont codifiées.

La valeur numérique des codes Soundex est:
1 = b, f, p, v
2 = c, g, j, k, q, s, x, z
3 = d, t
4 = l
5 = m, n
6 = r

Aucun code n'est affecté aux lettres a, e, i, o, u, y, w, ou h. Quand deux lettres de même valeur numérique sont voisines, elles sont codifiées comme une seule lettre.

Par exemple avec ce système, les noms suivants: - Palluy -- Pallui -- Pallua -- Pallu et les mêmes avec un seul "L" donnent tous P-400 Autre exemple: Gutierrez est codé G-362 (G, 3 pour T, 6 pour le premier R, le second R est ignoré, 2 pour Z)

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